Don´t do this: algunas de las malas prácticas más comunes en la gestión de proyectos

No importa la cantidad de experiencia que tengas, cuando se trata de proyectos  muchas veces te vas a equivocar, eso es un hecho.

En este post queremos abordar algunas malas prácticas o errores que aparecen en el tratamiento de los proyectos de TI. Es cierto que hay muchos otros, no podemos cubrir todas estas posibilidades en un solo texto, pero es más como una advertencia.

Y aunque en esencia hagamos referencia a la gestión de proyectos de TI, nada impide que también sirva para otros tipos de proyectos.

Incorrecta estimación/planeamiento del proyecto

Un error muy común, y que depende de muchos factores, no siempre con una solución a nuestro alcance. Por ejemplo, un cliente con objetivos claros, con los requisitos que cambian, las especificaciones oficiales, fallos técnicos, establecer metas optimistas o los plazos de entrega es demasiado arriesgado (plazos surrealistas, la reducción del personal, descontrol de tareas, gestión de la calidad cero, etc.).

En el caso de este artículo, sabemos que el cielo es siempre el límite.

La mala distribución de las funciones en el equipo de desarrollo

Este error suele estar presente cuando se asigna funciones por disponibilidad y no por competencia.

El riesgo latente que delega en la persona apropiada para funcionar aumenta a medida que más alto es el nivel de responsabilidad de los mismos. Una persona puede ser excelente en una función o tarea y lo malo en los demás, así que permanece atento (a).

Algunas medidas simples (entre otros) pueden ayudar a aliviar este problema, por ejemplo, para evaluar el perfil profesional de sus empleados con cuidado, tenga en cuenta que a medida que un proyecto se hace más crítico, mayor debe ser la formación de los gerentes, ingenieros, analistas , programadores, etc.

Presumir en vez de comprobar

En el caso de proyectos siempre ten certeza. Es un hecho clásico que muchos administradores cuando no tienen la información o está incompleta, se supone que saben. Esto es más peligroso que decidir en la incertidumbre.

En el caso de ignorar los factores esenciales, pregunte y formalize todas las respuestas. Ten objetivos específicos, realistas y medibles en el proyecto, hora de inicio y entrega de recursos disponibles (tecnologías, presupuestarias, de personal), especificaciones de requisitos, riesgos, entre otros, para evitar sacudidas y si se producen, que sean limitadas.

Planear sin incluir todos los responsabes

En esta etapa debe incluir todo el personal responsable para el proyecto. En el caso de que falten responsables la exactitud y la planificación se verán afectadas y esto puede dificultar la comprensión de la programación y la fijación de objetivos.

Esto es especialmente delicado en el caso de administración. Por lo tanto, debe tener descripción completa de las funciones de cada miembro del equipo en este proyecto, el diseño del programa, sus fases, actividades y tareas, los recursos necesarios para cada actividad, un buen plan de comunicación y gestión de riesgos y el apoyo visible por lo menos de uno de los directivos de la empresa.

Abarcar muchas tareas al mismo tiempo,

La multitarea es hoy en día una ventaja, especialmente en materia de formación. Sin embargo, asumir muchas tareas / proyectos a la vez, puede hacer el rendimiento más bajo y convertir en un freno para todo el equipo.

Pero entonces, ¿qué hacer para evitar que esto suceda?

Pues bien, en caso de daños en la productividad, reducir los proyectos / tareas abiertas en un 25% -50% (WIP – Work in Progress) es una alternativa, puede también (si no hay otra manera) pausar o incluso apagar algunos proyectos / tareas para mantener abiertas varias que nunca se completó (cuestión de prioridades), utilizando metodologías ágiles que permiten ahorrar tiempo sin perder la calidad, finalmente utilice métodos cuantitativos de planificación y control para permitir una mejor distribución del trabajo.

Falta de comunicación

La comunicación es esencial en un proyecto, simple. Para establecer una comunicación elemental se necesita un transmisor, un receptor, un mensaje y un protocolo.

La ausencia de estas causa confusión, apatía y desorganización, para evitar esto algunas iniciativas son muy importantes, tales como las reuniones de planificación y las interacciones más importantes (lo que no hay pérdida de tiempo con reuniones sin fin), fijan las normas, protocolos y tecnologías para comunicarse.

Además, asegúrese de que cualquier miembro del personal involucrado en el proyecto cumple con la planificación y medios a su disposición, no se basan en el software para implementar el proyecto, el contacto personal es a menudo necesario.

No saber decir no

Un gerente de proyecto puede ser capaz de tener todos los datos y las herramientas necesarias para desarrollar un buen plan, administrarlo, asegurar el seguimiento y lograr un buen producto.

Sin embargo, una característica personal puede poner su pérdida de la totalidad del equipo, que no es capaz de decir que no. Si un gerente dice que no, no quiere decir que es negativo, dicen que no significa que reconocen el contexto, las condiciones y los requisitos y lo que se solicita no puede ser entregado de manera oportuna.

Implica un buen conocimiento del proyecto y el equipo, las capacidades y las estimaciones, lo que quiere y lo que el nivel de calidad que quiere lograr.

Inflexibilidad

Aquí la aplicación del artículo anterior se lleva al extremo, nos referimos a través del “no” en exceso y no se adaptan a los cambios correctamente.

Muchos gerentes siguen ciegamente el plan inicial, subestimando la comunicación, haciendo caso omiso de sugerencias y críticas, olvidando supervisar el equipo mecánico y ajustar su actitud y el plan para los cambios inevitables que surgen.

Este tipo de gerente nunca será líder: alimenta gradualmente la antipatía, el miedo y la apatía de los miembros de su equipo. Sus proyectos sólo pueden cumplirse si se tiene un exceso de recursos o un equipo de desarrollo de una calidad extremadamente alta.

El exceso de la gestión macro o micro

Obseso del control, los controles no planificados, integraciones de las soluciones fuera del horario. Estos problemas son por lo general bastante frecuentes d los gerentes que no tienen mucha experiencia o ignoran las actuales herramientas de control e integración.

gestión de micro es negativo para el proyecto y fatal para todo el equipo: no hay espacio para el desarrollo de los empleados ni para la iniciativa de éstos y genera un descontento generalizado.

Estos son sólo algunos de los errores y malas prácticas comunes en la gestión de proyectos, por supuesto, hay muchos otros que están fuera de esta lista y hacen tanto daño al proyecto y al equipo como estos.

¿Qué opinas de la materia? ¿Qué otras prácticas quedaron fuera? ¿Estás de acuerdo?