Gestionar y administrar las solicitudes de un equipo de mesa de ayudapuede ser una tarea prácticamente imposible de realizar sin ningún tipo de herramienta de soporte.
Un sistema de mesa de ayuda es mucho más que un programa para registrar los eventos y las solicitudes de soporte. Con elsistemaapropiado es posible optimizar elrendimiento de las funciones del equipo de mesa de ayuda de su empresa.
Por ese motivo, nosotros del equipo de Milldesk vamos a indicarle algunos de los beneficios que pueden contribuir en el trabajo del equipo de soporte de su empresa.
#1. Estandarizacióny sistematización dela atención. Con un sistema de mesa de ayuda su empresa puede ofrecer una atención estándar y homogénea a todos los clientes. Esto hace que sea posible evitar que la atención, la solicitud y el proceso de resolución del problema,sucedan de manerasdiferentes a los estándares de la empresa.
#2. Registro de las soluciones. Cuanto mayor sea el número de soluciones registradas en el sistema, más simpleserá de resolver un problema cuando suceda nuevamente. De esta forma el equipo de mesa de ayudaahorra tiempo en el momento que se encuentra con nuevas instancias de un problema yaresuelto y resulta mucho más simplesolucionarlo.
#3. Suministro de información estadística. Con un sistema de mesa de ayuda es posible controlar las estadísticas de las solicitudes. Esta funcionalidadpermite conocer el tiempo promedio de servicio, la tasa de resolución de problemas, las solicitudes que más demoraron y todas las informaciones necesarias para medir elrendimiento de su mesa de ayuda.
#4. Reducción del tiempo de atención. Con un sistema de mesa de ayuda es posible reducir el tiempo de atención, ya que existen formularios específicos para cada tipo de demanda que conducenla solicitud al área apropiada para su resolución.
#5. Reducción de los gastos operativos. Elsistema de mesa de ayuda elimina la necesidad de reprocesamiento de las tareas manuales ya que las tareas quedan almacenadas en el sistema y dejan de consumir tiempo, que se traduciría en gastos operativos para el equipo de soporte.
#6. Informaciones en tiempo real. Un sistema de mesa de ayuda permite que el equipo de soporte atienda las solicitudes, consulte la base de conocimiento y recupere información a cualquier momento y en cualquier lugar.
#7. Atención a través de un único punto de acceso. Todos los canales de atención pueden ser conectados a una misma herramienta a través del sistema de mesa de ayuda. Teléfono, formularios electrónicos, atención en línea, correo electrónico y todas las herramientas utilizadas por su empresa pueden concentrarse en la misma plataforma.
#8. Ataque a los problemas de acuerdo a su criticidad. Los problemas más graves deben ser abordados y resueltos con la urgencia requerida. Con un sistema de mesa de ayuda es posible dar prioridad a los puntos más críticos, solucionando primero lo que sea más urgente e importante en forma eficiente y funcional.
#9. Fácil publicación de los documentos en general. Con un sistema de mesa de ayuda es posible publicar documentos como formularios, manuales, informaciones técnicas y preguntas más frecuentes a través de herramientas de publicación en línea. De esta manera los clientes podrántener acceso a documentos y manuales para solucionar problemas y evitar abrir nuevas solicitudes.
Estamos absolutamente seguros de que un sistema de mesa de ayuda apropiado puede ayudar en el trabajo del equipo de soporte,proporcionando herramientas y recursos necesarios para una atención eficiente.
Con estos consejos su servicio de soporte podrá ser mucho más ágil y simple. Estamos convencidos de que con esta tecnología usted podrá transformar el servicio de soporte de su empresa en un excelente canal de comunicación con el cliente.