Somos sospechos que hablar ITIL, además de ser totalmente compatible con él, siempre recomendamos a todas las empresas de TI hacen.
Pero también sabemos que no estamos siempre en el momento para lograr el éxito en una empresa.
El principal obstáculo para muchas empresas, independientemente de su tamaño, se basa a la resistencia al cambio organizacional. El cambio en la cultura organizacional y el comportamiento de las personas puede ser un desafío de enormes proporciones.
Con el tiempo, se identificará diferentes enfoques y soluciones para ayudar a reducir la fricción y, finalmente, facilitar el cambio tan esperado. Éstos son algunos de los procedimientos básicos para reducir esta resistencia al cambio:
Cambios de los procesos a menudo requieren cambios organizativos.
Los esfuerzos para mejorar los procesos que estimulan las mejores prácticas de ITIL tienen más riesgo de fracaso cuando se descuida el cambio organizacional. El compromiso de los directivos es vital para dar fuerza de ley a los cambios organizativos.
Los esfuerzos para mejorar los procesos que incluyen una planificación formal de los cambios en la empresa son más eficaces, tienen ciclos de vida más cortos e implican costos más bajos que los programas que descuidan este paso.
Algunas recomendaciones
Obtener el apoyo de los gerentes / administradores para articular claramente los objetivos de la empresa con los beneficios de la mejora de procesos.
Cuando logrado el apoyo de la administración, demostrar y comunicar a los demás.
Desarrollar un análisis de la situación actual de la empresa y hacer una proyección futura, basada en datos objetivos para que todos puedan entender la razón que impulsa estos cambios. Involucrar a los empleados en el desarrollo e implementación del proyecto.
Incluir un plan de cambio organizacional realista para cada proyecto en cuestión. Revisar, analizar y comunicar los cambios relacionados con la evaluación del desempeño, compensación y asignación.
En la aplicación de nuevos procesos o hasta que se convierten convencional, cualquier cambio será vinculado a un riesgo sobre la base de sus percepciones, los empleados pueden inicialmente interpretar de manera diferente, a menudo con un grado de resistencia y sospecha.
La resistencia de los empleados se puede dar debido a la desconfianza de los impactos potenciales que pueden sufrir como:
Cómo los cambios afectarán a su carga de trabajo;
Si van a ser despedidos;
La “justicia” del cambio y de la indemnización que se trate en un entorno sin comunicación rumores generan todo tipo de teorías, incluso el más pesimista posible. Si las iniciativas anteriores lograrem éxito en la mejora de la calidad, los rumores no hacen más que el pesimismo empeore e incluso pueden influir en la productividad de los empleados.
En la mayoría de los aspectos del diseño técnico y, de TI adecuada, estos cambios son relativamente fáciles de implementar.
Los esfuerzos para adoptar de manera efectiva y personal de apoyo que son los verdaderos desafíos, los que buscan mejorar los procesos pueden enfrentar una fuerte resistencia activa, tanto internos como externos, que pueden socavar los esfuerzos tales como:
Opiniones contrarias expresadas en las reuniones;
Las objeciones por escrito a través de correos electrónicos, la comunicación interna;
Las quejas de los corredores que pueden influir en los accionistas, los inversores.
Pero no se deje engañar en pensar que el proceso de resistencia será siempre activa, la resistencia también puede ser pasivo, cuando se ignoran los esfuerzos y están perdiendo fuerza cada vez, en lugar de ser adoptados.
En tales casos, los responsables de sabotear el cambio, literalmente, no hacen nada diferente y dejan la iniciativa fracasar. En un primer momento, parecen estar de acuerdo con el cambio en las reuniones, pero no tiene intención de apoyar activamente.
Independientemente del tipo de resistencia, ambos son prejudiciales y aumentan los costos y ponen en peligro el éxito del proyecto. Empleados resistentes al cambio no es nuevo, ni la exclusividad de tal o cual sector: nuestras estructuras organizativas han evolucionado gradualmente a lo largo de las últimas décadas.
Lo más sorprendente es que las organizaciones que buscan una mejora de los procesos no siempre adoptaron enfoques más formales para vencer la resistencia y aumentar así sus posibilidades de éxito.
Coloque la práctica de ITIL involucra más que cambios en los procesos y procedimientos, sino que también significa centrarse en la gestión del cambio organizacional en su conjunto.
Siga seis reglas básicas para reducir la resistencia y aumentar las posibilidades de éxito en el cambio organizacional:
Obtener mayor apoyo total
La clave para la mejora de los procesos y el cambio organizacional es un fuerte apoyo a la gestión en términos conceptuales y prácticos. El proyecto no sólo debe depender de la financiación y los recursos, y con el apoyo de la administración.
La administración debe abogar por iniciativa de mejora y luchar activamente contra ambas formas de resistencia para que la empresa pueda alcanzar los objetivos deseados con el cambio.
Analizar y desarrollar un mapa del ciclo de vida
Después de ganar el apoyo de la administración, es necesario evaluar la situación actual de la empresa y compararlo con los objetivos de la organización en su conjunto y confrontarlos con los objetivos de TI y las mejores prácticas de la industria.
Los resultados de este análisis deben ser clasificados en relación con los supuestos tomados en cuenta y finalmente mapear el ciclo de vida.
Análisis del ciclo de vida más tarde puede servir como materia prima para el desarrollo estratégico.
Un análisis bien definido bien hecha ayuda a construir un argumento que valida el cambio, es un elemento importante para lograr, por ejemplo, el apoyo de los accionistas o inversores.
Fomenta una gestión formal del proyecto del programa
Para mejorar la gestión de los recursos, los presupuestos y los riesgos, debe haber una gestión formal del proyecto.
A largo plazo, los proyectos plurianuales con poca cuenta de beneficios deben ser evitados.
El trabajo debe ser desplegado en fases cortas, para permitir la comercialización exitosa de las acciones correctivas y la búsqueda de la aprobación del presupuesto y las etapas posteriores.
Además de acelerar el reconocimiento del éxito, refuerza la noción de una mejora adicional del proceso.
Haz accionistas e inversores empiezan a sentir los beneficios del cambio facilita la reducción de la resistencia y crea un ambiente más optimista.
Haga un plan formal de cambio organizacional
Procesos nuevos o modificados requieren cambios en la organización, y por cuanto a menudo implican cambios en puestos de trabajo, etc.
Nosotros, al igual que en cualquier otra área, aprendemos a reconocer que las habilidades interpersonales son esenciales para el desarrollo del servicio, porque las personas son criaturas emocionales.
En lugar de centrarse sólo en los procesos, también hay que desarrollar planes que reflejen los cambios organizativos necesarios y los métodos utilizados para ponerlas en práctica.
Los temas incluyen los planes de comunicación, campañas de sensibilización, capacitación, evaluaciones de desempeño, compensación, descripciones de puestos de trabajo, etc.
Involucrar a los empleados
Es importante involucrar a los empleados en el proceso de mejora. En primer lugar, porque más que nadie, saber dónde están los problemas.
En segundo lugar, debido a que pueden dar sugerencias sobre cómo hacer los cambios.
Y, por último, para que entiendan que se necesita un cambio y cuanto antes se entiende que cuanto más rápido la internalización de los cambios en la empresa.
Este nivel de participación reduce la resistencia en comparación con el método de desplazamiento vertical, permitiendo a los desarrolladores con poco o ningún conocimiento de lo que sucede.
Revise las métricas de desempeño, compensación y descripciones de trabajo.
Los cambios en las medidas de desempeño, compensación y descripciones de trabajo se incluyen en el plan de cambio en la organización, pero son lo suficientemente importantes como para recibir un elemento destacado.
Si se deja a cabo, pueden convertirse en paliativa, lo que lleva la organización de nuevo a los viejos patrones de comportamiento.
En su lugar, los cambios en las medidas de desempeño, compensación y descripciones de trabajo deben ser revisados a la luz se dirige proceso de cambio.
Mejorar el proceso que da lugar a nuevas funciones y responsabilidades deben reflejarse en las métricas de rendimiento y, si es necesario, en los cambios de compensación y descripciones de trabajo para ayudar a institucionalizar los cambios.
Por ejemplo, imaginemos que la gestión del cambio es un proceso nuevo y se requiere que el cumplimiento de los nuevos procesos.
Las descripciones de trabajo, medidas de desempeño y la compensación deben ser revisados por un punto de vista puramente técnico para permitir la continuación del proceso y fortalecer los indicadores de desarrollo del proceso y los comportamientos deseados.
Las descripciones de trabajo se puede decir que se requiere el cumplimiento de los procesos de cambio.
Métricas clave incluyen el número de cambios procesados, las posibilidades de éxito del cambio, y la posible pérdida de ingresos debido a la falta de cambio. La compensación puede ayudar a establecer metas para cada una de las métricas.
Los cambios en el proceso reflejan los peligros y, en muchos casos, debido a las preocupaciones que resultan en tanto la resistencia activa y pasiva.
En lugar de dejar que el cambio organizacional al azar, los grupos responsables de la mejora de procesos deben aplicarse los seis principales procedimientos citados en los niveles personales y corporativos.
El resultado final es menos estrés, los ciclos de vida más cortos, más rápidos y más posibilidades de éxito.
(Texto basado en el artículo info Gartner)